การแข่งขันทางธุรกิจในตลาดโลกเริ่มมีการนำดิจิทัลทุกรูปแบบเข้ามาพัฒนาและขยายผลทางธุรกิจเพิ่มขึ้น ส่งผลกระทบต่อรายได้และค่าใช้จ่ายกับบริษัทอื่น ๆ ทันที ซึ่งในโลกของ Global Village แสดงให้เห็นว่า ตลาดแคบลง แต่การขยายขอบเขตทางการค้าสามารถทำได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะมีผู้ค้ามากมายเดินทางเข้ามาในธุรกิจนั้น ๆ เพิ่มขึ้นเช่นกัน ดังนั้น การทำธุรกิจโดยเน้นหาแหล่งวัตถุดิบหรือซัพพลายเออร์ที่มีราคาถูกเพียงอย่างเดียวคงทำไม่ได้แล้ว แต่ต้องมีการลดต้นทุน (Cut Cost) ควบคู่ไปด้วย จากปัจจัยดังกล่าวทำให้หน่วยงาน Procurement ถูกท้าทายเช่นกัน โดยระบบการทำงานจะต้องเปลี่ยนไปจากเดิมที่เป็นระบบแบบ Manual ไปสู่บทบาทการทำงานแบบมืออาชีพเพิ่มขึ้นด้วยระบบ e-Procurement ที่นำระบบอัตโนมัติมาใช้ตั้งแต่ในการรวบรวมปริมาณการสั่งซื้อจากทุกหน่วยงาน e-Catalog การตรวจสอบ และอนุมัติ

คำถามคือว่า e-Procurement คำตอบก็คือว่า การทำให้ผู้ซื้อ ผู้ขาย และผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถทำงานผ่านระบบอินเทอร์เน็ต โดยนำทุกสิ่งทุกอย่างลงในระบบดิจิทัล ซึ่งจะเป็นการพลิกมุมมองในการทำงานแบบเดิม ลดข้อผิดพลาดในการทำงานลง และสามารถตรวจสอบได้ การนำe-Procurement มาใช้จะเปลี่ยนบทบาทของฝ่ายจัดซื้อจัดหาจากมดงานมาเป็นนางฟ้าและเทวดาขององค์กรเลยก็ว่าได้ เพราะว่าหน่วยงานจัดซื้อจัดหาจะเป็นหน่วยงานที่สร้างผลกำไรจากการลดต้นทุนให้กับบริษัทและสามารถทำงานร่วมกับฝ่ายการตลาดในการทำ Promotion เพิ่มยอดขายให้กับบริษัท ทำให้อาชีพนักจัดซื้อจัดหามีความเข้มแข็งมากขึ้น ซึ่งจะ Focus กับงานสำคัญ ๆ ที่จะลดต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพบนรากฐานของข้อมูล (Database) หากไม่มีข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมีเอกสารมาสนับสนุน (Backup) ก็จะไม่สามารถทำได้ โดยจะไม่รู้ว่าส่งผลกระทบต่อหน่วยงานอื่น ๆ ภายในองค์กรและภายนอกหรือไม่ ซึ่งการลดต้นทุนจะต้องไม่กระทบกับสินค้า บริการ และคุณภาพ

สำหรับ 6 องค์ประกอบของการทำ e-Procurement ให้ประสบผลสำเร็จ มีดังนี้ 1. Procurement Application การเทียบราคาแบบอัตโนมัติและการกระชับขั้นตอนการออกใบสั่งซื้อที่เป็นมาตรฐานทั้งองค์กร ซึ่งการทำงาน e-Procurement ไม่ได้วางระบบทำเพียงครั้งเดียวจบ แต่ต้องมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา โดยสามารถรองรับกับการทำงานที่มีความซับซ้อนและกลยุทธ์ของการจัดซื้อจัดหาในทุกปี

2.Spend Analysis การเข้าถึงข้อมูลสั่งซื้อที่นำไปสู่การจัดซื้อในมิติต่าง ๆ ที่เป็นเชิงกลยุทธ์เพื่อความเป็นเลิศขององค์กร โดยการวางแผนลดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ซึ่งจะแตกต่างจากในระบบบัญชีเพียงแค่ลงบันทึกว่าเป็นค่าใช้จ่ายเท่านั้น

3.A Group of Professional and Experienced Team เวลานำไปปรับใช้รับการเปลี่ยนแปลงหรือวางกลยุทธ์การจัดซื้อจัดหา สามารถนำกลุ่มคนที่มีความรู้ความสามารถความชำนาญจากทุกหน่วยงานภายในองค์กร หรือจากบริษัทที่ธุรกิจจ้างมาวางระบบให้คำปรึกษา โดยการใช้งานระบบที่สอดคล้องตามเป้าหมายขององค์กรอย่างแท้จริง

4.E-Auction นับว่าเป็นเครื่องมือที่จะลดต้นทุนได้อย่างชัดเจน โดยทำให้ผู้ขายจากโซนต่าง ๆ เข้ามาแข่งขันราคาแบบออนไลน์ที่หลากหลาย และผู้ซื้อสามารถแสดงความคิดเห็นได้

5.Supplier Connect/Network การเชื่อมโยงต่อข้อมูลการจัดซื้อระหว่างองค์กรไปยังผู้ขายที่สามารถตรวจสอบและติดตามสถานะได้อย่างสะดวกรวดเร็ว รวมทั้งวิเคราะห์ แยกแยะคุณสมบัติหรือคุณลักษณะของซัพพลายเออร์เพื่อเป็นคู่ค้าทางธุรกิจ

6.Professional Cost Reduction ฝ่ายจัดซื้อจัดหาจะมีความเป็นมืออาชีพสามารถเพิ่มกำไรจากการลดต้นทุน ประหยัดเวลา โปร่งใสใส และมีมิติวิเคราะห์วางแผนควบคุมการจัดซื้อจัดหาเชิงกลยุทธ์ในอนาคตด้วยแพลตฟอร์มการจัดซื้ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะเป็นการรวบรวมข้อมูลของสินค้าทุกประเภท ทำให้ขั้นตอนต่าง ๆ ลดลง ลดความเสี่ยงประวัติผู้ขาย เช่น หลอดไฟ แต่เดิมมีหลากหลายแบบหลายชนิด เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลวิเคราะห์ปรับเปลี่ยนเป็นหลอด LED สามารถลดค่าไฟฟ้าลง และสามารถสั่งซื้อในปริมาณที่ราคาประหยัดได้ เป็นต้น

อนึ่ง ไม่ว่าจะอยู่ในธุรกิจประเภทใดก็ไม่สามารถหลีกเลี่ยงเทคโนโลยีที่กำลังเข้ามาเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่งเทคโนโลยีจะเข้ามาเปลี่ยนแปลงขั้นตอนในการทำงานต่าง ๆ ของธุรกิจ ดังนั้น จะต้องปรับตัวนำเทคโนโลยีมาใช้ให้เป็นก่อนถูกเทคโนโลยีเข้ามาเปลี่ยนแปลงธุรกิจ ในอนาคตอันใกล้ Procurement จะกลายเป็น Cognitive Procurement ที่ต้องใช้ Big Data and AI Cloud Computing IOT 3D Printing และ Robotic เป็นเครื่องมือในการดำเนินงานทางธุรกิจ.

 

โดย…ดร.สิทธิชัย  ฝรั่งทอง