ผู้เขียนได้มีโอกาสได้ฟังการสัมมนาเรื่อง เส้นทางสู่ความสำเร็จในการ Implement ระบบ ERP คุณพรชัย รัตนตรัยภพ กรรมการผู้จัดการ บริษัท อินเตอร์โปรไฟล์ จำกัด ซึ่งก่อนที่จะประสบผลสำเร็จ ก็ได้เล่าถึงบริบทก่อนที่จะมีการนำระบบ ERP มาใช้นั้น จะต้องพบเจอกับปัญหาอุปสรรคทั้งก่อนและหลังการนำ ERP มาใช้มากมายหลายประการ

ในอดีตเดิม ยังไม่มีระบบ ERP ทุกคนที่ทำงานจะในลักษณะ Paper Work คือ ทุกคนจะเต็มไปด้วยกระดาษ อาทิ พนักงานขายได้รับ Oder จากลูกค้า ก็จะส่ง Fax หรือ Mail ไปยังทุกคนทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องให้ช่วยดำเนินการหรือคำนวณค้นหาข้อมูล ซึ่งไม่สามารถครอบคลุมปัญหาได้ ต่อมาเมื่อนำมาใช้ก็ประสบปัญหาคือ ไม่รู้ปัญหาที่แท้จริงคืออะไร ไม่รู้ว่าตนเองมีปัญหา ทำตามความเคยชิน และยังลังเลกับอนาคตที่จะใช้ ERP คำตอบจะชัดเจนก็คือ ในอนาคตก็จะยังไม่มีระบบนี้มาใช้ภายในองค์กร

อนึ่ง ปัญหาของการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์กร ปัญหาสำคัญมากที่สุดก็คือ บุคลากรภายในองค์กรนั่นเอง จะพบว่า คนจะไม่ยอมเรียนรู้ ทำตามความเคยชิน ระบบการพัฒนาคนไม่มีความต่อเนื่อง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงจะคนบางคนหรือกลุ่มหนึ่งก็จะลาออก เพราะปรับตัวไม่ทันและไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว หรือคนทำงานกับคนออกแบบ software คิดกันคนละมิติ ความเชื่อมโยงก็จะไม่เกิดขึ้น

ประการต่อมา ก็คือ ปัญหาที่พบในโรงงาน 1) ไม่สามารถทราบถึงต้นทุนสินค้าที่แท้จริง 2) ทำการผลิตสินค้าไม่ทันตามกำหนดส่ง 3) มีวัตถุดิบไม่พอใช้ในการผลิต 4) มีการเปลี่ยนแปลง Sales Order 5) ไม่สามารถทราบสถานะของการผลิต 6) จำนวนของสต็อกสินค้าไม่ถูกต้อง 7) มีการทำงานที่ซ้ำซ้อน และ 8)ไม่ได้รับรายงานที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานและไม่เป็นปัจจุบัน (Update)

หากองค์กรมีระบบ ERP แล้ว ต้องมีการตรวจเช็คว่ายังมีความแม่นยำอยู่หรือไม่ การลงระบบ การออกแบบ การใช้งานจริง มีความครบถ้วนสมบูรณ์หรือไม่ หากการใช้ไม่เต็มศักยภาพ ไม่ได้ใช้ครบทุกโมดูล (Module) หรือระบบมีการออกแบบที่ใช้ในการเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ไม่สมบูรณ์ การลงทุนซื้อหรือวางระบบ ERP ก็เหมือนการจีบผู้หญิง ซึ่งต้องทำความรู้จักเข้าใจอยู่นานสักระยะหนึ่ง ก่อนนำไปสู่การแต่งงาน คือนำมาใช้จริง แล้วมีประสิทธิภาพในการทำงานเกิดขึ้น คือ มีลูกหลานสืบสกุล กล่าวโดยสรุปว่าการทุ่มทุนไปมหาศาลเพื่อให้ได้มา (ซื้อมาแล้ว) ถึงแม้นจะสร้างปัญหา แต่ก็มีความคุ้มค่าในระยะยาว โดยให้ผลลัพธ์ของผลผลิต ตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานแก่ผู้ที่ปฏิบัติงานภายในองค์กรได้อีกด้วย

สำหรับแนวทางการนำไปประยุกต์ใช้สามารถนำไปใช้ในการพยากรณ์ยอดขายให้ถูกต้อง แม่นยำ ในอดีตระบบการวางแผนการผลิต (Production Planning) ใช้ค่าเฉลี่ยเคลื่อนที่ 3 เดือนย้อนหลัง ซึ่งเป็นวิธีการที่เก่ามากกว่า 50 ปี จึงมีความเหมาะสมกับสินค้าประเภท Consumer Product ซึ่งความคลาดเคลื่อนไม่ควรเกิน 5% แต่ของครัวการบินไทยเป็นธุรกิจการบินและท่องเที่ยว มีวัฏจักร/ฤดูกาล ซึ่งการคำนวณแบบเดิมจะไม่ได้ผล อาจจะใช้วิธีการคำนวณวิธีการใหม่ แบบ Winter Method โดยธุรกิจอาหารมีปัญหาอยู่หลายเรื่องที่ก่อให้เกิดความสูญเสีย อายุของสินค้า หรือการทำเป็นรายงาน หรือตั้งระบบในคอมพิวเตอร์ อะไรที่จะหมดอายุภายใน 3 วัน ให้ pop up ขึ้นมาให้ดูในคอมพิวเตอร์เลย จะสามารถแก้ไขปัญหาได้

ปิดท้าย ในโลกธุรกิจ ใครที่ไม่มีความพร้อมพื้นฐานในการดำเนินธุรกิจกับ ซัพพลายเออร์ ลูกค้า หรือคู่ค้า เขาก็จะไม่เลือกคุณในการดำเนินธุรกิจร่วมกัน หากไม่อยากเดินหน้าไปต่อ จะต้องทำอะไรสักอย่างใส่เข้าไปในองค์กร หรือหากบริษัทไม่คิดทำอะไรเลย ก็จะตามสภาพแวดล้อมหรือองค์กรอื่นไม่ทันเช่นกัน ดังนั้น ประเด็นสำคัญก็คือ เจ้าของกิจการจะต้องปรับวิธีคิดทางธุรกิจ มิเช่นนั้น ธุรกิจของเราอาจจะหายไปจากทะเบียนพาณิชย์ในเวลาอันใกล้.