ระบบการจัดการข้อมูลธุรกิจที่บูรณาการให้ทุกส่วนภายในองค์การทำงานเป็นหนึ่งเดียว สามารถดำเนินการในแต่ละกิจกรรมธุรกิจได้โดยอาศัยข้อมูลชุดเดียวกันตามขั้นตอนของระบบที่ได้วางแผนไว้ด้วยระบบ ERP ซึ่งทุกคนที่อยู่ในระบบจะมีการร่วมมือและแบ่งปันข้อมูลร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นมีฟังก์ชั่นที่สามารถจัดการทรัพยากรองค์การได้ทั้งองคาพยพ สามารถปรับให้มีการแบ่งปันแลกเปลี่ยนข้อมูลกับองค์การภายนอก สามารถเปิด/ปิดฟังก์ชั่นหรือโมดุลได้ สามารถติดตั้งโมดุลเพิ่มเติมภายหลัง สามารถปรับแต่งแก้ไขได้ตามความต้องการ และสามารถลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อซอฟแวร์ได้

ระบบ ERP เป็นประเภทของ software ประเภทหนึ่งที่ต้องให้ความสำคัญกับ Hardware และ People ware มากกว่า Software อื่นๆ เพราะระบบ ERP เป็น Software ขนาดใหญ่ที่ครอบคลุมทั้งองค์กร ฉะนั้นระบบ ERP จึงมีความสำคัญอย่างมาก ที่จะทำให้องค์กรคงเสถียรภาพไปในทิศทางที่ผู้บริหารกำหนดไว้ ลดปัญหา ความผิดพลาดจากคน (Human Error) ได้เป็นอย่างดี ลดการทำงานซ้ำซ้อนขององค์กร เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว (Quick Response) ข้อมูลที่เกิดขึ้นยังสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการกำหนดเงื่อนไขการตลาดได้เป็นอย่างดี เพราะเป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นจริงในทุกๆกระบวนการของบริษัท

แนวคิด Industry 4.0 นี้ ในสหรัฐอเมริกามักเรียกว่า “The Internet of Things” คือการทำให้กระบวนการผลิตสินค้าเชื่อมกับเทคโนโลยีดิจิทัล หรือแม้กระทั่งทำให้ตัวสินค้าเองเชื่อมกับเทคโนโลยีดิจิทัล จะเห็นได้ว่า Industry 4.0 ยังเป็นแนวคิดที่ใหม่ แต่ก็เป็นแนวคิดที่มีศักยภาพที่จะเปลี่ยนแปลงทุกวงการ ตั้งแต่แนวทางการบริโภคสินค้าของผู้คนทั่วไป ตลอดจนแนวทางการรักษาทางการแพทย์ ซึ่งแน่นอนว่า Industry 4.0 กำลังจะมา ซึ่งพระเอกของเราคือระบบ ERP ก็มาด้วย

อย่างไรก็ดี ในการบริหารการขนส่งจะต้องมีการวางระบบการไหลของงานที่ค่อนข้างชัดเจน โดยต้องการให้มีระบบทะเบียนคุมรถ บันทึกค่าซ่อมบำรุงรถ ประวัติการใช้รถ ค่าใช้จ่ายในการเดินรถ ส่วนการบริหารคน จะต้องมีระบบทะเบียนบริหารพนักงานขับรถและพนักงานอื่น ๆ บันทึกการมาทำงาน ขาด ลา มาสาย บันทึกค่าแรง ค่าจ้าง/เงินเดือน ภาษี และการบริหารคำสั่งซื้อ ทะเบียนคุมคำสั่งซื้อลูกค้า บันทึกรายละเอียดลูกค้า/เงื่อนไขทางการค้า ทะเบียนคุมคิวรถ เปิด-ปิด job ส่งเอกสารไปยังบัญชี ประวัติลูกค้า ราคา สถิติการใช้บริการซ้ำของลูกค้าเปรียบเทียบกับผลการดำเนินการ รวมถึงการบริหารการเงิน ได้แก่ สำเนาทะเบียนคุมคำสั่งซื้อลูกค้า ออกใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน บันทึกรายรับ-รายจ่าย ปิดบัญชี เป็นต้น

สำหรับการประยุกต์ใช้ด้วยระบบ ERP ที่เป็นระบบ Open Source ด้วยการดาวโหลดฟรีใช้ฟรี หรือซื้อ Version Enterprise ผู้เขียนได้มีโอกาสฟังคุณสิริวัฒน์ นามมาลี ในงานสัมมนา Logistics Showcase ครั้งที่ 5 ณ กรมอุตสาหกรรมเหมืองแร่ เสนอแนะว่าควรจะดำเนินการตีโจทย์ตามหลักการ 6 W 1H ดังนี้ 1. Who ใครคือผู้ปฏิบัติงาน (ระบุชื่อคนหรือตำแหน่งงาน) 2. What อะไรคืองานที่ต้องทำ (ระบุหัวข้องานที่ทำ) 3. When จะต้องทำเมื่อไร (ระบุเงื่อนไขหรือวันเวลา) 4. Why ทำไมต้องทำมันด้วย (หาเหตุผลเชิงบวกมาอธิบาย) 5. Where จะต้องไปทำที่ไหน (ระบุเครื่องมือหรือสถานที่) 6.Whom ใครบ้างที่จะได้รับผลลัพธ์ (ระบุชื่อคนหรือหน่วยงานที่รับช่วง) และ 7.How จะต้องทำอย่างไร (อธิบายวิธีการทำเป็นขั้นๆ) ดังตารางตัวอย่างการทำ ERP บนหลัก 6W 1H

ดังนั้น การแข่งขันในโลกธุรกิจแบบใหม่กุญแจของการสร้างความสามารถในการแข่งขันได้เปลี่ยนจากกลยุทธ์เพื่อปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงสภาวะแวดล้อมทางธุรกิจ จะกลายมาเป็นกลยุทธ์ที่รู้ถึงการเปลี่ยนแปลงล่วงหน้า โดยทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นโครงสร้างพื้นฐานสำหรับการติดต่อสื่อสารและเชื่อมโยงกันอย่างง่ายดาย ซึ่งการใช้ ERP ยุคหน้าจะต้องมีความสามารถในการวางแผนปฏิบัติ และประเมินผลการปฏิรูปโครงสร้างได้อย่างเสมือนจริงที่เป็นยิ่งกว่า “เรียลไทม์”.