เคล็ด(ไม่)ลับการจัดการงบประมาณกลุ่มยานพาหนะ

0
46

ยานพาหนะ

ตัวชี้วัดความสำเร็จที่ดีที่สุดก็คืองบประมาณ ซึ่งความสำเร็จนี้ก็วัดจากได้จากความสามารถในการควบคุมค่าใช้จ่าย หรือลดค่าใช้จ่ายได้เท่าไหน ถึงแม้ว่างานจัดการงบประมาณกลุ่มยานพาหนะจะไม่ใช่งานที่น่าตื่นเต้นหรือท้าทายสำหรับผู้จัดการแต่มันก็เป็นงานที่สำคัญอยู่ดี

งบประมาณการจัดการยานพาหนะไม่เพียงช่วยให้บริษัทสามารถกำหนดทิศทางทางการเงินสำหรับการดำเนินงานอื่น ๆ เท่านั้นแต่ยังช่วยเน้นย้ำในส่วนที่ต้องปรับปรุงอีกด้วย

โดยการปฏิบัติงานตามแผนทีละขั้นตอน ผู้จัดการงบประมาณจะช่วยลดเรื่องน่าปวดหัวยิบย่อยและสามารถเพิ่มผลกำไรที่สำคัญที่สุดได้ ในหัวข้อวันนี้เราสรุปรายละเอียดทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการสร้างงบประมาณการจัดการยานพาหนะที่จะช่วยให้ประสบความสำเร็จมากขึ้นเป็นแนวทางทั้งหมดสี่ขั้นตอน

อะไรคือการจัดการค่ายานพาหนะ?
ต้นทุนของการจัดการค่ายานพาหนะหรือที่เราเรียกว่า ต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ (TCO) รวมถึงค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการซื้อและซ่อมบำรุงรักษาต่าง ๆ ซึ่ง TCO มันเป็นสิ่งที่ผู้จัดการยานพาหนะหลายคนมักมองข้ามไป เมื่อทำการสั่งซื้อรถยนต์ก็อาจนำไปสู่การใช้จ่ายที่เกินพอดีได้

ในการคำนวณ TCO อย่างถูกต้องคุณต้องคำนึง
–          ค่าใช้จ่ายของรถบรรทุกแต่ละคันจะต้องรวมค่าธรรมเนียม ดอกเบี้ย และภาษี
–          มูลค่าตอบแทนที่จะได้รับหากคุณเลือกที่จะขายรถบรรทุกหรือนำไปทำเป็นเศษเหล็ก
–          ค่าบำรุงรักษาและซ่อมแซมทั้งหมดตลอดอายุการใช้งานของตัวรถบรรทุก

การจัดการงบประมาณยานพาหนะช่วยลดต้นทุนได้อย่างไร?

ยานพาหนะ
image credit: smbwireless.ca

การจัดการงบประมาณยานพาหนะช่วยลดต้นทุนของยานพาหนะได้ผ่านการะตรวจสอบและประเมินประสิทธิภาพของรถบรรทุกและคนขับ เมื่อคุณปรับประสิทธิภาพกลุ่มรถให้เหมาะสม คุณก็จะเห็นผลทางการเงินที่สำคัญต่องบประมาณยานพาหนะของคุณ

ในการลดต้นทุนสามารถปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ในการจัดงบประมาณเพื่อเน้นไปที่การประหยัดต้นทุนมากขึ้นได้เช่น

–          การตรวจสอบต้นทุนทางธุรกิจที่กำลังประกอบกิจการอยู่
–          การลดความเสี่ยงลงเพื่อประหยัดเงินค่าประกัน
–          สร้างตารางการซ่อมบำรุงรักษารถบรรทุก
–          จัดการการจัดหาและกำจัดรถบรรทุก
–          ตรวจสอบรถบรรทุกที่ไม่ได้ใช้งานและเช็คปริมาณน้ำมันที่ใช้

ด้วยการตรวจสอบรูปแบบนี้จะเห็นตัวเลขที่บอกถึงค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ทั้งนี้ในอนาคตสามารถปรับกลยุทธ์เพื่อลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นออกไปได้ อีกทั้งสามารถติดตามค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่ไม่คาดคิดและมันจะช่วยชี้ให้เห็นถึงส่วนที่มีปัญหาเพื่อปรับปรุงแก้ไขปัญหาและเพิ่มประสิทธิภาพให้ได้อีกด้วย

คุณจะกำหนดงบประมาณได้อย่างไรถึงจะดี?
การสร้างงบประมาณการจัดการยานพาหนะไม่จำเป็นที่จะต้องซับซ้อน เมื่อรวบรวมประวัติข้อมูลเก่าและข้อมูลเชิงลึกด้านการปฏิบัติงานเข้าด้วยกันก็จะพบวิธีง่าย ๆ ในการกำหนดค่าใช้จ่ายทางธุรกิจต่าง ๆ ในปีถัดไป เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจองค์ประกอบพื้นฐานสำหรับการจัดการงบประมาณยานยนต์ เราได้รวมขั้นตอนง่าย ๆ ไว้สี่ขั้นตอนให้ดังนี้

1.      ตั้งเป้าหมายสำหรับปีนี้
2.      ทบทวนค่าใช้จ่ายในปีที่แล้ว
3.      วางแผนและประเมินค่าใช้จ่ายสำหรับปีหน้า
4.      ติดตามผลลัพธ์ที่ได้เพื่อนำมาเทียบกับงบประมาณที่ตั้งไว้

การตั้งเป้าหมายสำหรับปีนี้
การจัดสรรงบประมาณได้ดีที่สุดคือการที่งบประมาณสอดคล้องกับเป้าหมายบริษัท เมื่อสิ่งนี้สำเร็จจะเปลี่ยนงบประมาณเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์เพื่อความสำเร็จต่องบยานพาหนะได้

ในการสร้างกลยุทธ์ด้านงบประมาณจะต้องกำหนดเป้าหมายเฉพาะสำหรับกลุ่มยานพาหนะและจัดงบประมาณเพื่อทำให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้

ทบทวนค่าใช้จ่ายในปีที่แล้ว
การรวบรวมข้อมูลค่าใช้จ่ายในปีก่อน ๆ จะช่วยเป็นแนวทางว่าต้องรวบรวมค่าใช้จ่ายใดบ้างในงบประมาณใหม่ซึ่งการตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่ผ่านมายังช่วยเน้นในส่วนที่ต้องปรับปรุงด้วย เช่น หากค่าใช้จ่ายน้ำมันสูงกว่าที่วางแผนไว้ ก็มีโปรแกรมฝึกคนขับรถเพื่อช่วยลดรอบการวิ่งที่อาจขับเร็วเกินไปตามลำดับ

นอกจากการเช็คประวัติค่าใช้จ่ายเก่า ๆ แล้ว ก็ยังมีคำถามอื่น ๆ ที่ควรคำนึงถึงด้วยเช่น

–          ใช้จ่ายมากเกินไปหรือน้อยเกินไปหรือไม่?
–          ส่วนที่ค่าใช้จ่ายเยอะที่สุดคือส่วนใด?
–          มีพื้นที่ไหนที่รถบรรทุกใช้งานน้อยเกินไปหรือเปล่า สามารถนำมาปรับปรุงให้ดีขึ้นได้ไหม?
–          มีค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นบ้าง แล้วมันเกิดจากอะไร?
–          ทำอะไรบ้างเพื่อลดต้นทุนและมันประสบความสำเร็จหรือไม่?

คำถามประเภทนี้สามารถช่วยการกำหนดงบประมาณต่าง ๆ ได้ในอนาคต อีกทั้งยังสามารถเป็นตัวอ้างอิงที่ดีเมื่อมาย้อนดูค่าใช้จ่ายตลอดปี ทำให้มั่นใจในการวางงบประมาณต่าง ๆ ให้อยู่ในแนวทางเดียวกัน

การวางแผนและประเมินค่าใช้สำหรับจ่ายในปีหน้า
ในการวางแผนจัดเตรียมงบประมาณนั้นมีเทคนิคอยู่หลากหลายรูปแบบที่ใช้ได้ วิธีหนึ่งที่ใช้กันทั่วไปก็คือการจัดการเพิ่มงบประมาณ ซึ่งวิธีนี้จะค่อย ๆ เพิ่มงบแบบคงที่จากค่าใช้จ่ายของปีก่อน เช่น 5% แม้ว่าวิธีนี้อาจจะเร็วแต่ก็มีข้อบกพร่องอยู่บ้าง อย่างแรกเลยคือวิธีนี้ไม่ได้คำนึงถึงค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นหรือเหมาะสมของปีที่แล้ว อย่างที่สองคือการเพิ่มขึ้นโดยตรงแบบไม่ได้หาเหตุผลข้อมูลใด ๆ ในการลดต้นทุนด้วยวิธีนี้การจัดทำงบประมาณอาจจะเป็นการส่งเสริมให้มีค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นแทน

ยานพาหนะ
image credit: norsecorp.com

วิธีการจัดการงบประมาณแบบอิงจากศูนย์จะเข้มงวดกว่า ซึ่งทุกรายการในงบประมาณจะต้องปรับให้เหมาะสมจากศูนย์ไม่ใช่แค่การเปลี่ยนแปลงจากปีที่แล้ว ซึ่งกระบวนการนี้อาจจะใช้เวลานานกว่าในการจัดทำ แต่การจัดงบประมาณแบบเริ่มจากศูนย์จะช่วยพัฒนาวัฒนธรรมองค์กรในการจัดการต้นทุน
นี่คือรายการหลักบางรายการสำหรับการจัดงบประมาณการสำหรับกลุ่มยานพาหนะ

–          ค่าน้ำมัน
–          ค่าซ่อมบำรุง
–          ใบอนุญาตและภาษี
–          การปรับหรือจัดเปลี่ยนรถยนต์
–          การเช่าและการจัดการรถยนต์
–          ประกันภัยอุบัติเหตุ
–          การเรียกเก็บเงินคืนสำหรับค่าใช้ส่วนตัว
–          ค่าเสื่อมรถยนต์
–          รายจ่ายค่าดอกเบี้ยต่าง ๆ
–          ค่าความปลอดภัย

ติดตามผลลัพธ์ที่ได้เพื่อนำมาเทียบกับงบประมาณที่ตั้งไว้
หลังจากที่ตรวจสอบเป้าหมายของงบและงบประมาณยานพาหนะจากปีก่อนหน้าแล้วและเริ่มวางแผนงบประมาณสำหรับปีถัดไป สิ่งสำคัญที่คุณต้องทำคือให้ทุกอย่างมันสอดคล้องกันซึ่งนี้หมายถึงการตรวจสอบการชี้วัดยานพาหนะอย่างสม่ำเสมอและเทียบกับเป้าหมายเพื่อนำมาเปรียบเทียบกับปีก่อนหน้าให้ตรงตามแผนที่วางไว้

ตัวอย่างเช่น การวัดประสิทธิภาพการทำงานของยานพาหนะและการจัดการเวลาหยุดใช้งาน ซึ่งเป็นขั้นตอนสำคัญในการควบคุมค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น หากสังเกตเห็นว่ารถบรรทุกเริ่มล้าหลังไม่ทันสมัย อย่าลังเลที่จะแนะนำทางออกหรือวิธีการใหม่ ๆ ที่จะช่วยให้กลุ่มรถบรรทุกของคุณกลับมาสู่ลู่ทางเดิมได้

เหมือนกับเป้าหมายอื่น ๆ เช่น การตรวจสอบค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอโดยเทียบกับงบประมาณที่วางแผนไว้ซึ่งเป็นแนวทางสำคัญเพื่อให้งบประมาณอยู่ในกรอบที่ถูกต้อง การเปรียบเทียบงบประมาณปีก่อน ๆ หรือกับกลุ่มยานพาหนะที่ใกล้เคียงกันก็สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเพิ่มได้เหมือนกัน

นี่ก็เป็นแนวทางต่าง ๆ ที่ BUS & TRUCK ได้แบ่งปันให้กับหลาย ๆ คนที่ทำงานด้านการจัดสรรงบประมาณกลุ่มยานพาหนะ สามารถนำแนวทางเหล่านี้ไปปรับใช้ให้เหมาะกับองค์กรของคุณได้ หรือศึกษาหาความรู้ต่าง ๆ เพิ่มเติมเพื่อสามารถจัดการงบประมาณเหล่านี้ได้ง่ายยิ่งขึ้น

อ่านข่าวสารหรือความเคลื่อนไหวในแวดวงนี้ก่อนใครได้ที่นี่

โดย…กองบรรณาธิการ BUS & TRUCK

เฟซบุ๊ก : BUS & TRUCK

เว็บไซต์ข่าว : BusAndTruckMedia.com 

เว็บไซต์งาน :BusAndTruckExpo.com

อ้างอิงแหล่งที่มา truckinginfo.com

Advertisement