ในยุคของอุตสาหกรรม 4.0 เป็นยุคของ cyber-physical systems คือ นำการนำข้อมูลทุกอย่างจาก sensor ไปไว้บน digital platform และเชื่อมโยงข้อมูลเข้าด้วยกันแบบ (Internet of Things) โดย Smart Factory ที่สามารถแสดงสถานะแบบเวลาจริงได้ทุกที่ทุกเวลาผ่าน Cloud ซึ่งจะทำให้เกิด Mass Customization สามารถผลิตสินค้าที่ customized ตรงตามความต้องการของลูกค้าได้อย่างง่ายดาย ข้อสังเกตเกี่ยวกับความเปลี่ยนแปลงในโลกยุค 4.0 ก็คือ เทคโนโลยีเป็นตัวขับเคลื่อนที่สำคัญพฤติกรรมของลูกค้ามีการเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม ธุรกิจจึงต้องคิดและติดตามการมีสินค้าหรือบริการไว้ล่วงหน้าเพื่อตอบสนองความต้องการลูกค้ายุคใหม่เพื่อเอาชนะคู่แข่งขัน โดยเน้นคุณภาพ (Quality) ต้นทุน (Cost) การส่งมอบ (Delivery) และการบริการ (Service) ซึ่งฝ่ายบริหารมักจะสั่งเป็นนโยบายลงมาให้ฝ่ายจัดซื้อจัดหาดำเนินการทั้ง 3 อย่างนี้ โดยเฉพาะถูกสั่งให้ทำ Cost Savings อย่าคิดแต่เรื่อง “ต่อราคา” แต่เพียงอย่างเดียว แต่ควรจะคิดนอกกรอบ (Think out of The Box)

อย่างไรก็ดี ลักษณะของงานการเจรจาต่อรองเป็นกระบวนการที่ทั้งสองฝ่ายขึ้นไปไม่มีความขัดแย้งซึ่งกันและกัน ต่างฝ่ายต่างก็อยากได้ในสิ่งที่อีกฝ่ายหนึ่งมีอยู่ จึงพยายามหาข้อตกลงร่วมกัน โดยใช้การโน้มน้าวจูงใจหลากหลายวิธี และมีการทั้งเสนอและสนอง (Give & Take) อันเป็นที่ยอมรับได้ทั้งสองฝ่ายหรือทุกฝ่าย แม้ราคาจะเป็นปัจจัยสำคัญ แต่ก็ยังมีอีกหลายปัจจัยที่จะต้องนำมาพิจารณาประกอบด้วย

การเจรจาต่อรอง มิใช่ การเอาเปรียบหรือข่มขู่อีกฝ่ายหนึ่ง แต่การเจรจาต่อรองเป็นการหาทางออก ซึ่งเป็นที่ยอมรับได้ทั้งสองฝ่าย หากเราต้องการเอาแต่ฝ่ายเดียว คิดหรือว่าเขาจะคบกับเรา ควรมองให้ไกล อย่าเพียงแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ต้องเข้าใจเนื้อแท้ของการทำธุรกิจว่า ทั้งเราและเขาต่างต้องการกำไรเพื่อไปหล่อเลี้ยงบริษัท ดังนั้น ถ้าต่อรองจบอย่างชนะทั้งคู่นับว่าดีที่สุด โดยฝ่ายจัดซื้อจัดหาและซัพพลายเออร์จะต้องมีลักษณะการทำงานเชิงสัมพันธภาพในการแก้ไขปัญหาร่วมกัน ดังนี้

1. ตั้งใจฟังและแสดงความเห็นใจในเรื่องต่าง ๆ ที่คู่เจรจาของเรามักกล่าวอ้างขึ้นเพื่อใช้เป็นเหตุผลประกอบการเจราจาต่อรอง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องผลิตภัณฑ์ของบริษัทมีวงจรชีวิตสั้น สินค้าและบริการที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีและนวัตกรรมใหม่ ๆ มีการแข่งขันโดยตัดราคากันอย่างรุนแรง ความต้องการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและคาดการณ์ยาก ตลาดวัตถุดิบมีสภาพผันผวน สภาวะเศรษฐกิจและการเมืองเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรง เป็นต้น ถึงแม้นว่าประเด็นเหล่านี้จะเป็นเรื่องจริงก็ตาม การแสดงความจริงใจและเห็นใจ นับว่าจะเป็นการช่วยสร้างบรรยากาศที่เป็นมิตรต่อกันได้

2. เน้นช่วยกันหาทางออก โดยการวิเคราะห์พาเรโต้ (Pareto Analysis) คือกระบวนการขั้นต้นที่จะนำไปสู่อีกหลายกลยุทธ์ที่จะต้องใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งเป็นการวิเคราะห์ดูว่าพัสดุรายการใดมียอดเงินใช้จ่ายทั้งปีสูงหรือต่ำ การพิจารณาทางด้านความรุนแรงของปัญหา หากขาดแคลนพัสดุรายการนี้ อะไหล่บางรายการมีความสำคัญอย่างยิ่งยวด หากไม่มีเมื่อต้องการใช้จะส่งผลกระทบอย่างร้ายแรง จึงควรให้ฝ่ายวิศวกรรม หรือฝ่ายช่าง หรือผู้จัดการโรงงาน ร่วมกันกำหนดให้พัสดุบางชนิดมีปัญหาหรือความยุ่งยากในการจัดหา เช่น มีผู้ขายเพียงรายเดียวหรือน้อยราย ซึ่งจะต้องใช้เวลานานในการจัดซื้อจัดหา จึงต้องพิจารณาให้รอบคอบในการเก็บสต็อก

3. ทำการบ้าน โดยการหาข้อมูลหรือเก็บข้อมูล เพื่อวิเคราะห์หาสาเหตุที่ทำให้เกิดต้นทุน หรือเมื่อการเจรจาต่อรองไม่สำเร็จ อาทิ คู่เจรจามองบริษัทเราอย่างไร? เจ้าหน้าที่ของเราไม่ถูกกับ Supplier เปลี่ยนคนคุยกันได้ไหม? การส่งมองมีความยาวนาน ความไม่แน่นอนในการส่งมอบ การพยากรณ์ที่ไม่แน่นอน มีสินค้าคงคลังสูง การสื่อสารที่ผิดพลาดอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดต่อกัน เปลี่ยนวิธีสื่อสารได้ไหม? เป็นต้น รวมทั้งติดตามข้อมูลข่าวสารทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของเรา คู่แข่งขัน และซัพพลายเออร์ โดยเฉพาะประเด็นตกลงการซื้อขายต่อกันในลักษณะ GO GREEN คือการเข้าไปตรวจสอบตรวจเยี่ยมแหล่งวัตถุดิบ มีการเก็บกันอย่างไร วัตถุดิบได้มาอย่างไร ปลูกและมีการจัดเก็บอย่างไร ใช้สารเคมีหรือไม่ หากเป็นซัพพลายเออร์ที่ดี ควรจะต้องให้การสนับสนุนช่วยเหลือและมีรายชื่อการสั่งซื้อขององค์กรในอันดับแรก ไม่ควรใช่วิธีซื้อจำนวนมาก กดราคา หรือลดราคาทุก ๆ ปี จนซัพพลายเออร์อยู่ไม่ได้ รวมถึงจะต้องส่งเสริมให้เขาเข้ามาตรวจสอบเราได้ด้วยเช่นกัน

ถึงแม้อุตสาหกรรม 4.0 จะมีความเป็นไปได้ในการนำเทคโนโลยีชั้นสูง โดยใช้หุ่นยนต์ เครื่องจักร หรือคอมพิวเตอร์ส่งสัญญาณซื้อขายพูดคุยเจรจาต่อรองเข้ามาแทนการทำงานของมนุษย์ แต่ยังมีความเชื่อว่าในทางปฏิบัติการเจรจาต่อรองระหว่างมนุษย์กับมนุษย์ของฝ่ายจัดซื้อจัดหากับซัพพลายเออร์จะมีความลงตัวและยืดหยุ่นมากกว่าการใช้มนุษย์คุยกับเครื่องจักร หรือเครื่องจักรกับเครื่องจักร แต่ในอนาคตอาจจะไม่สามารถทัดทานกระแส 4.0 ที่จะใช้เครื่องจักรแทนคนได้ ดังนั้น ฝ่ายจัดซื้อจัดหาควรจะต้องปรับตัวอย่างไร? ถึงจะอยู่รอดได้ในยุคนี้